ARCHIWA

W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych stacja prowadzi składnicę akt. Działy przekazują akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta spraw załatwionych, nadal potrzebne do załatwiania spraw bieżących, mogą być wypożyczone na określony czas (umówiony ze składnicą) po ich zewidencjonowaniu tzn. umieszczeniu
w spisie zdawczo-odbiorczym i odnotowaniu tego faktu w odpowiednich środkach ewidencji.

Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do składnicy akt oraz prowadzenia składnicy akt określa "Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Toruniu" – stanowiąca załącznik nr 3 do zarządzenia nr 1/2014 Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej w Toruniu z dnia 2 stycznia 2014 r.

Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Toruniu, w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do składnicy akt, zasady przechowywania i udostępniania akt, jak również za­sady i tryb przekazywania dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania niezależnie
od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

 

Dokumentacja przekazywana i przechowywana w składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt.

Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w składnicy akt przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.

Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w składnicy akt do czasu zwrotu dokumentacji.

Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt odbywa się na podstawie wniosku. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom podmiotu jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do składnicy akt.

Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza podmiotu jest wymagane zezwolenie kierownika podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej.

 

______________________________________________________________________________________

wytworzył: Maria Jolanta Karulska

wprowadził: informatyk Marcin Leśny

ostatnia zmiana: 25.07.2015r.